Documentación VeriFactu

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⚙️ Guía de Funcionamiento: Componente VeriFactu

Esta documentación describe el proceso de activación, el ciclo de vida de una factura y la gestión de sus datos fiscales a través del componente VeriFactu.

1. Activación e Inicio del Módulo VeriFactu

1.1. Pasos de Configuración Inicial

Para habilitar la funcionalidad, siga estos pasos:

1. Activación: Active el módulo de VeriFactu en "Configuración de ERP".
   • Creación Automática: Esta acción genera automáticamente los siguientes registros:
     • Se crea un Registro en "Empresas activadas para DocOut" (para la empresa en cuestión).

       ⚠️ Importante: Si hay campos de dirección vacíos en la configuración de la empresa, la activación dará un error y habrá que corregir los datos para poder activar el componente.

     • Se crea un Registro en "Servicios DocOut activos para empresas" con el servicio "VeriFactu".
     • Se crean los Registros iniciales en "Parámetros fiscales de VeriFactu por Series", uno por cada serie de fecturas de venta existentes.
2. IMPORTANTE: La activación al sistema VeriFactu solo afecta a las facturas expedidas con la fecha superior o igual a la fecha de activación. Por tanto, no es posible enviar al sistema VeriFactu facturas de fechas anteriores.
3. Reiniciar Sesión: Cierre y vuelva a iniciar su sesión de trabajo.

1.2. Revisión de Parámetros Fiscales

• Paso Obligatorio: Siempre se debe repasar y validar la configuración en "Parámetros Fiscales de VeriFactu por Series".
  • Pueden existir series de parámetros de la normativa VeriFactu que no son automatizables y deben ser definidos manualmente por el usuario.

1.3. Revisión de Parámetros de impresión del QR tributario

• Paso Obligatorio: Siempre se debe repasar y validar la configuración en "Ajustes de impresión para VeriFactu".
  • A pesar de que en la mayoría de casos los valores por defecto funcionan bien, hay que validar que es así en la empresa donde se active.

2. Gestión de la Factura y Registros Pre-VeriFactu

Los datos fiscales de VeriFactu se gestionan en dos etapas:

• Registros Pre-VeriFactu: Permiten la adaptación y personalización de los parámetros fiscales antes del cierre definitivo de la factura.
• Registros VeriFactu Definitivos: Contienen los datos finales y validados que son enviados al sistema VeriFactu.

2.1. Creación y Modificación de la Factura

• Creación Inicial:
  • Al crear una factura, se genera automáticamente el registro Pre-VeriFactu.
  • Contiene los datos principales de la factura (cuenta, fecha, descripción, fecha de operación) y los parámetros fiscales VeriFactu definidos en la serie de facturación.

• Modificación de la Factura:
  • Si se modifica alguno de los campos clave que afectan a VeriFactu (cuenta, fecha, cif varios, nombre varios, dirección de factura), el sistema reconstruye la parte del registro Pre-VeriFactu con los datos de cuenta/fecha/descripción/fecha-operación.
  • Los parámetros fiscales previamente asignados se respetan y no se actualizan, permitiendo la personalización del usuario (la asignación de parámetros fiscales de la serie es solo en la creación inicial).
• Actualización de Maestros:
  • Si se cambia la información en el maestro de cuentas o sus direcciones, el sistema no detecta el cambio inmediatamente en la factura abierta.
  • No es un problema, ya que esta información sí será detectada y reconstruida al cerrarse la factura (ver punto 3.1).

2.2. Restricciones de una Factura Abierta (Borrador)

Mientras la factura no está cerrada, se aplican las siguientes restricciones:

• Impresión: Si se imprime, el documento refleja su estado provisional:
  • Aparece una trama con la palabra "BORRADOR" en el fondo.
  • La palabra "Factura" se sustituye por "Prefactura".
• QR: No aparece el código QR en el impreso por tratarse de un borrador.
• Envío por Email: Se puede enviar la factura por email, pero el PDF adjunto contiene la trama BORRADOR y texto de Prefactura.

3. Cierre Definitivo de la Factura

El cierre inicia el proceso de generación y validación del registro VeriFactu definitivo.

3.1. Sincronización de Datos:

• Se reconstruyen los datos de cuenta del registro Pre-VeriFactu para asegurar su coherencia.

3.2. Cierre y Generación Definitiva:

• Se cierra el registro Pre-VeriFactu, lo que provoca la creación de los registros definitivos de VeriFactu.

3.3. Proceso de Validación:

• Al crearse los registros definitivos, se ejecutan todas las validaciones de la normativa VeriFactu.
• El objetivo es garantizar que el registro final cumple con todos los detalles de la normativa.

3.4. Gestión de Errores Críticos:

• Si se produce un error en las validaciones, se ejecuta un ROLLBACK del cierre.
• Se notifica al usuario sobre los errores de VeriFactu.
• La factura vuelve automáticamente al estado abierto para su corrección.

4. Modificación Posterior del Registro VeriFactu Cerrado

La normativa VeriFactu permite modificar ciertos parámetros fiscales después de que la factura haya sido emitida (esto es, cerrada).

4.1. Parámetros Modificables:

• Solo los parámetros exclusivamente fiscales asociados al VeriFactu pueden ser modificados, siempre y cuando no se altere la factura propiamente dicha.

4.2. Proceso de Reenvío:

• El usuario puede reabrir el registro VeriFactu, modificar los datos fiscales y volver a cerrarlo.
• El sistema enviará automáticamente los cambios al sistema VeriFactu (AEAT).

4.3. Nueva Validación:

• Al volver a cerrar el registro, se ejecutan de nuevo todas las validaciones. Si hay algún error, se impedirá el cierre.

5. Anulación de Facturas

Se incorpora una nueva opción para la cancelación de facturas, cumpliendo con los requisitos de la AEAT.

5.1. Proceso de Cancelación

1. Acción: Se ha añadido el botón "Cancelación Factura" en el desplegable de estado de la factura.
2. Borrado de Datos:
   • Se borran todas las líneas de la factura (si la factura provenía de documentos previos, estos quedarán pendientes de nuevo).
   • Se eliminan los registros de contabilización y, por tanto, el asiento contable asociado.
3. Estado de Cabecera: La cabecera de factura no se borra, quedando en estado "Anulada".
4. Notificación AEAT: El registro de VeriFactu pasa a estado "Anulado" y se informa a la AEAT de la anulación.

5.2. Carácter Definitivo

• Una vez anulada, la factura no podrá ser objeto de ninguna acción posterior. La anulación es un proceso irreversible y finalista.

6. Facturas de Canje o Sustitutivas

6.1. Normativa oficial

La normativa actual de facturación permite que una factura emitida sin definición de destinatario (Factura Simplificada), pueda sustituirse posteriormente por otra factura con idénticos conceptos e importes, pero con identificación del destinatario. Esto ocurre cuando el legítimo destinatario lo solicita con posterioridad de la emisión de la Factura.

Las Facturas de Canje deben informar explícitamente que dicha factura es la sustitución de otra factura emitida anteriormente, y explicitando la serie, número y fecha de la factura susituída.