Toma de Datos: Reunión sobre Inventarios de Tiendas
17 de Julio de 2025
Participantes: Josep María Fortuny, Javier Alonso, Jorge Alonso, Ramon Giribet
Correcciones del 25 de Julio:
- añadir control de mínimos y máximos en sugerencias
- posibles tiendas sin capacidad de ver stocks teóricos.
Procedimiento para la Entrada de Inventarios Mensuales en Tiendas
El proceso de inventario mensual se divide en cuatro fases clave, diseñadas para asegurar la precisión del stock y optimizar las sugerencias de reposición.
Fase 1: Inventario de Productos No Vendibles
Esta fase se enfoca en el registro inicial del stock de productos que no son para la venta directa al público.
- Uso de Plantilla Específica: Se utilizará la plantilla de inventario de productos no vendibles definida en la tienda, ignorando cualquier otra plantilla que pueda existir a nivel de configuración general.
- Exclusión de Productos Excepcionales: Es crucial excluir los productos clasificados como excepcionales en la tienda de esta fase de inventario.
- Registro Obligatorio de Stock: El usuario debe introducir obligatoriamente el stock actual de todos los productos incluidos en la plantilla, a excepción de los excepcionales.
- Ocultamiento del Stock Teórico: Durante esta fase, el sistema no mostrará el stock teórico calculado.
- Validación al Cierre: Una vez que el usuario ha introducido todos los productos, al cerrar la fase, el sistema validará que se haya informado el stock de todos los productos requeridos. En caso contrario, no se permitirá cerrar.
Fase 2: Cálculo de Sugerencias
En esta fase, el sistema genera las sugerencias de reposición basándose en los datos introducidos y los movimientos de productos.
- Productos Considerados: Las sugerencias se calcularán para todos los productos inventariados en la Fase 1, además de todos los productos vendidos o estropeados durante el período definido en el maestro de días para sugerencias por familia.
- Métodos de Cálculo de Sugerencias: Las sugerencias de reposición se determinarán de dos maneras:
- Según los parámetros de días de consumo establecidos por familia.
- Según el consumo calculado por la diferencia entre los dos inventarios más próximos al inicio y fin del periodo considerado.
- Sugerencias para Fase 1: Para los productos de la Fase 1, las sugerencias se calcularán únicamente por el método de diferencias de inventario.
- Consumos Relevantes: Solo se considerarán los consumos provenientes de ventas y productos estropeados. Se ignorarán otras salidas de almacén (como traslados a otras tiendas) para evitar errores y enfocar el inventario mensual en los movimientos más habituales. Los casos puntuales se gestionarán manualmente en otras secciones.
- Ajustes por stocks mínimos y máximos: En las sugerencias se pueden aplicar los siguientes ajustes:
- Si la sugerencia calculada no es cero, hay stock mínimo en el almacén de la tienda, y la sugerencia es menor al stock mínimo, entonces se asignará el stock mínimo a la sugerencia
- Si la sugerencia calculada es superior al stock máximo del almacén de la tienda, se asignará el stock máximo a la sugerencia
- En estos dos últimos casos se guardará un indicador en la sugerencia que notifique que se ha aplicado el mínimo o el máximo
Fase 3: Inventario y Sugerencias Detalladas
Esta fase integra los datos de stock y las sugerencias calculadas para una revisión detallada por parte del usuario.
- Listas de Plantillas por Tienda: Cada tienda tendrá una lista de plantillas asociadas (por ejemplo, 63+68 para España y 72+78 para Portugal) que determinarán el orden de presentación.
- Orden de Presentación de Productos: El sistema mostrará todos los productos de la Fase 1 y los productos vendidos/estropeados en el siguiente orden:
- Productos de la primera plantilla con cantidad sugerida, según el orden de la plantilla.
- Productos de la segunda plantilla con cantidad sugerida, según el orden de la plantilla.
- Se seguirá el mismo patrón para el resto de plantillas con sugerencia.
- A continuación, los productos de plantillas sin sugerencia, manteniendo el orden de las plantillas anteriores.
- Finalmente, el resto de productos que no estén en ninguna plantilla.
- Datos Visibles por Producto: Para cada producto, el sistema mostrará:
- Stock Teórico: El stock actual registrado por el programa (este dato no estará disponible en todas las tiendas, ya que algunas -pocas- pueden tener vetada esta información debido a operarios poco cuidadosos).
- Consumo de Ventas/Estropeados: El consumo del período generado por ventas o productos estropeados.
- Consumo de Diferencias de Inventario: El consumo por variación de stock para los productos no vendibles (de la Fase 1).
- Sugerencia de Reposición: La cantidad sugerida por el programa según los parámetros establecidos por tienda/familia.
- Indicador mínimo/máximo: Indicador de si se ha aplicado el stock mínimo o el máximo en el cálculo.
- Opciones del Usuario por Producto:
- Modificación Opcional de Stock Actual: El usuario podrá, opcionalmente, marcar un producto para introducir un stock actual diferente al del sistema. Si no se marca, se asume que el stock teórico es correcto.
- Recálculo de Sugerencias: Si se asigna un stock manual, las sugerencias (tanto por consumos como por diferencias de inventario) se recalcularán automáticamente.
- Confirmación Obligatoria de Sugerencia: Es obligatorio confirmar la sugerencia de reposición propuesta por el programa. Opcionalmente, el usuario puede modificar la cantidad propuesta. Todas las sugerencias requieren confirmación.
- Procesamiento Rápido: Para agilizar el proceso, el sistema permitirá la confirmación rápida de productos, saltando automáticamente al siguiente una vez confirmado uno, minimizando las pulsaciones de teclas.
- Búsqueda de Productos: El usuario podrá buscar un producto específico en la lista actual para posicionarse y confirmar la información necesaria.
Fase 4: Cierre del Inventario
Esta fase finaliza el proceso de inventario.
- Restricción de Cierre en Tienda: El inventario no podrá cerrarse si quedan sugerencias pendientes de confirmar en la tienda.
- Cierre por Central: La central tendrá la capacidad de cerrar un inventario de tienda, confirmando automáticamente todas las sugerencias pendientes. Esta opción solo estará disponible para el personal de la central.
Procedimiento para la Entrada de Inventarios Anuales
Los inventarios anuales tienen características específicas que los diferencian de los mensuales.
- Múltiples Inventarios con Plantillas Fijas: El inventario anual se genera mediante la entrada de varios inventarios diferentes, cada uno con una plantilla predefinida y fija.
- Inclusión de Productos Excepcionales: En este caso, no se excluyen los productos excepcionales.
- Registro Obligatorio de Stock: Se debe informar obligatoriamente el stock actual de todos los productos incluidos en la plantilla.
- Plantillas con Indicador de Conteo Completo: Las plantillas utilizadas para los inventarios anuales tienen un indicador en su cabecera que señala que todos los productos deben ser contados siempre.
Procedimiento de Confirmación en Central de las Sugerencias Creadas en Tiendas
La central gestiona la validación final de las sugerencias generadas en cada tienda.
- Confirmación Individual por Tienda: En la central, existirá una opción para confirmar las sugerencias tienda por tienda, sin necesidad de agruparlas.
- Orden de Presentación: Las sugerencias se presentarán en el mismo orden en que fueron confirmadas durante la entrada del inventario en la tienda.
- Datos y Opciones de Ordenación: El sistema mostrará el precio y el importe de coste de cada sugerencia, permitiendo ordenar las sugerencias por importe de mayor a menor.
- Confirmación Total: Habrá una opción para confirmar la totalidad de la sugerencia, útil cuando los costes más elevados son lo suficientemente bajos como para no requerir una revisión detallada.
Procedimiento de Confirmación de Pedidos de Tienda a Central
Este procedimiento aborda la confirmación de los pedidos generados desde las tiendas hacia la central.
- Confirmación por Grupos de Tiendas: Se debe permitir la confirmación de pedidos por grupos de tiendas, dada la naturaleza generalmente pequeña de estos pedidos.