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Toma de Datos: Reunión con Logística

23 de septiembre de 2024

Participantes: Jorge Romeu, Josep María Fortuny, Unai Usabiaga, Ramón Giribet, Miquel Torruella

Observación General

Como siempre, les preocupa la transición de "pantalla verde" a navegador.

Compras

Nota sobre precios de coste: Cuando un franquiciado adquiere una tienda, se le factura todo el material existente. Actualmente, Aida comete el error de facturar algunos productos al PVP cuando no tienen precio de coste asignado. Esto ocurre con productos que no están en el almacén central, sino solo en la tienda, y por eso carecen de un coste registrado.
Proceso de pedido a proveedor: Una vez realizado el pedido de compra, se genera un fichero que se envía al proveedor. La vinculación se realiza mediante el EAN del cliente. El fichero, que se envía por correo electrónico, es un archivo TXT que se convierte a un formato aún por especificar (nos lo confirmarán).
Resumen de compras: El proceso es estándar, con el envío por correo electrónico del fichero de recepción del pedido en diferentes tipos de archivo. Para algunos clientes, se especifica que el punto de unión es el EAN del cliente (lo tienen en el código de acceso).
Concepto de tienda: Se hace referencia a un "concepto tienda" para identificar las ubicaciones.
Sugerencia de compras: Todo lo observado hasta ahora cumple con el estándar esperado.
Comentario de Ramón: Ramón comenta sobre el tipo de equivalencia.
Productos genéricos con detalles adicionales: Para una serie de productos genéricos, el sistema requiere la introducción de más datos. Se trata de pedidos que la tienda realiza a la central. Estos productos tienen un código genérico, y el detalle específico debe indicarse en campos anexos donde el personal de la tienda puede añadir información más precisa.
- Ejemplo: Llaves: Ocurre cuando un cliente solicita una llave no disponible. La tienda pide la llave genérica y en la especificación, el encargado de la tienda solicita la llave con el código correspondiente en estos campos anexos. Para estos casos, se crea la ficha del producto y el pedido, tanto para el proveedor como para la tienda.
- Ejemplo: Asas de bolso: También sucede con las asas de bolso, donde se especifica la medida del asa en una "doble intro". En este caso, no se crea ningún producto nuevo.
Bloqueo de productos: Los productos que se han dejado de comprar o vender se bloquean para evitar que se sugieran en futuras compras, tanto para el proveedor como para la tienda.
Indicación de stock en equivalencia: Podría ser interesante que, si hay stock en la equivalencia, el sistema lo indique de alguna manera.
Códigos de producto por proveedor: Ramón especifica que, además de los códigos de producto por proveedor, se puede añadir una descripción distinta.
Unidades por embalaje y códigos de barras: No tienen codificadas las distintas unidades posibles por embalaje mediante código de barras. Algunos proveedores sí lo hacen, pero ellos trabajan con la unidad mínima de venta, que es la que lleva el código de barras.
Importación de tarifas de proveedor: Actualmente no lo hacen, pero podría ser interesante implementarlo.
Informes especiales: Parece que no existen informes especiales definidos.
Seguridad y permisos: ¿Es posible configurar el sistema para que ciertos usuarios no vean algunas opciones y/o no puedan realizar ciertas acciones dentro de las opciones que sí tienen visibles? Las opciones no utilizadas deberían desaparecer.

Logística de Almacén

Producto con código de barras:
- En la central, el uso de códigos de barras es limitado, y en las tiendas aún menos.
Ubicación de producto: La ficha del producto permite indicar una ubicación habitual. Aunque no siempre tengan una ubicación habitual explícita, los productos sí tienen una ubicación definida, como si fueran ubicaciones fijas.
Recorrido de picking: Se utiliza la plantilla 9, que organiza el recorrido de manera ordenada.
Reserva y picking: Aunque existen, no están controlados informáticamente. Funcionan porque los operarios conocen la ubicación de los productos.
Picking por pedido:
- Pedidos mensuales por tienda: En su momento, se intentó agrupar los pedidos, pero no funcionó bien, por lo que el picking se realiza por pedido (Orden 9).
- Pedidos extras: Son pedidos semanales (un envío a la semana) de material encargado o reposiciones semanales (Orden 9 también).
- Pedidos express: Son solicitudes especiales del cliente, quien paga los portes. Representan un porcentaje muy pequeño del total de pedidos.
Consideración de agrupación de semanales: Se están planteando la posibilidad de agrupar los pedidos semanales. Solicitan que en el picking se muestre la cantidad por pedido y el lugar donde va cada producto/cantidad. Anteriormente, agrupaban y luego desagrupaban, lo cual resultó problemático. Si el picking puede indicar el pedido, producto y unidades, y esto les permite dejarlo en la caja para cada pedido, podrían considerar intentarlo de nuevo.

Logística de Ventas

Pedidos de franquiciados: Los franquiciados, a través de una web específica (una especie de B2B), generan un pedido en formato CSV que se importa a AIDA.
Reservas de productos: No se utilizan.
Albaranajes masivos y planificación: No se utilizan.
Preparaciones de picking: Ya comentado anteriormente.
Packing list: No se generan packing list. Para exportación, solo se envía la factura y el albarán.
Transporte: Siempre se utiliza transporte externo.
Precios en albaranes: Algunos albaranes no incluyen precios (como los de Canarias), mientras que a los franquiciados les aparece su tarifa y a las tiendas el PVP. Cada cliente tiene asignada su tarifa.
Impresión de albaranes y etiquetas: Se imprimen a través del software del transportista. AIDA no está conectado directamente con el transportista, lo que obliga a introducir los datos en el software de cada transportista. Se menciona que desde Quartup se podría realizar la conexión directa al transportista, pasando por el packing list.
Facturación mensual: Al final de cada mes, se factura para saber qué material se ha enviado a cada tienda. Se asume que lo enviado es lo que se ha consumido.

25 de septiembre de 2024

Participantes: Jorge Romeu, Josep María Fortuny, Ramón, MQL

Circuito de Pedido Mensual (Pedido de Tienda a Central)

¡ Anulado por reunión posterior !

Cierre de inventario semanal: Cada semana hay ciertas tiendas que realizan un cierre de inventario (las semanas se reparten entre las tiendas).
Operativa actual en tienda (inventario y sugerencia de pedido):
- Una tienda a la que le toca hacer inventario y sugerencia de pedido rellena una plantilla con la columna de existencia, indicando las cantidades. Hay productos forzados que obligan a confirmar la cantidad.
- Al momento del cierre: El sistema debe obligar a confirmar las cantidades de los productos marcados como forzados, y mostrar solo estos productos para su confirmación. Es necesario que el sistema indique que es obligatorio confirmar las cantidades de estos productos.
Propuesta de operativa en tienda:
1. Mostrar primero los productos que no se venden (consumibles), según la plantilla definida para estos. Se deben contar obligatoriamente todos estos productos.
2. Mostrar los productos de la segunda plantilla: Realizar una sugerencia asumiendo que el stock ya es correcto. Esta sugerencia se basa en las ventas o diferencias de inventarios. Se debe obligar a contar aquellos productos para los que se debe confirmar el stock existente. Estos serán los productos a contar.
  - Al generar la sugerencia, debería aparecer el consumo (ventas + salidas declaradas) del periodo definido (stock para 60 días), el stock teórico, una columna para modificar el stock, la sugerencia y otra para modificar la sugerencia. Es importante recordar que en este punto aún no se ha realizado el inventario completo (solo el de los consumibles).
  - El stock debe mostrarse o no en función de la tienda.
  - La sugerencia de compra deberá recalcularse en función de los cambios que realice el operario.
- El programa mostraría los productos de la sugerencia, realizaría el cierre parcial, permitiría confirmar y modificar, y finalmente el cierre total. Es crucial que quede claro cuáles son los productos "forzados".
- También deben poder salir los productos de la plantilla que no tengan sugerencia.
- Añadir productos: Se debe permitir añadir un producto que no esté en la plantilla antes del primer cierre, preguntando "¿Quiere añadir algún producto/s?".
Propuesta de operativa en central:
- Lo primero que se hace es comprobar si la tienda ha realizado todos los inventarios.
- Las tiendas sin fecha de inventario visible significan que sus inventarios están cerrados, y de ellas ya se puede generar un pedido.
- Generación de sugerencias de TPV por tienda: Aunque en la tienda se hacen las sugerencias, en la central se vuelven a generar, ya que normalmente disponen de datos más actualizados.
- Debe existir la opción de cerrar o no los inventarios abiertos.
- Ignorar consumo: Ramón sugiere que "consumo = ventas + F7" debería ser "consumo = 0 y mínimo = 0".
- El inventario 0 debería quedar marcado de alguna manera.
- Productos no enviables por destino: Es crucial marcar de alguna manera los productos que no se pueden enviar (por ejemplo, ciertos productos a Canarias) para que no aparezcan en el pedido.
- Las columnas en el detalle de las sugerencias deben contener la información necesaria para evitar tener que entrar en el detalle de cada producto.
- Notificación de urgentes: Cuando se genere un pedido con un artículo URG..., el sistema debe notificar de alguna manera que hay un urgente de esa tienda. Estos son productos no codificados que tienen una referencia comodín, y el detalle real del producto va en la descripción.
- Cálculo de días por grupo/familia: Poder cambiar los días del periodo de cálculo de sugerencias para toda una familia de golpe. Ramón sugiere acceder al detalle y desde allí realizar una actualización en bloque.
- Productos no enviables por tienda específica: Existen productos que no se envían a ciertas tiendas (por ejemplo, porque la tienda no tiene la maquinaria necesaria). Antiguamente, se enviaban por error. Por lo tanto, el producto debe marcarse para que no se envíe a algunas tiendas, e incluso la tienda no debería poder pedir estos productos.
- Marcaje de inventario 0: Si se detecta que el inventario es 0 (el especificado por el operario en la tienda), debe marcarse de alguna manera.
- Productos "Inusuales": También se marcan como "Inusual" los productos para los que en el inventario se pulsa la "B", indicando que no se quieren. Estos productos aparecen en rojo en la central.

Circuito de Pedido esporádico (Pedido de Tienda a Central)

Redondeo de cantidades: Redondear la cantidad a los embalajes, buscando el embalaje superior.
Cierre de pedidos de tienda: Los pedidos de tienda deben cerrarse al final del día.
Visualización de stock: Se sugiere mostrar el stock de manera más intuitiva: "de 0-10 suficiente", "de 10-11...", o mediante colores. JM Fortuny sugiere que si la cantidad es menor de 100, se indique la cantidad exacta; si es más de 100, se indique "hay más de 100".
Notificación de stock insuficiente: Si no hay stock suficiente, indicarlo: "no hay suficiente stock para suministrar la cantidad pedida".

01 de octubre de 2024

Participantes: Jorge Romeu, Ramón, MQL

Duplicación (Productos, Clientes, etc.)

Duplicar en general: Ramón indica que Quartup ya incorpora la funcionalidad de duplicación desde el origen (solicitada hace unos 9 años).
Exportación/Importación CSV: En casos donde no se permite la duplicación directa, se puede realizar una exportación a CSV y una importación mediante CSV. Por ejemplo, al crear una franquicia, se pueden obtener estadísticas de venta exportando un CSV (de una tienda cercana) y luego importarlo como stock o como pedido de venta para una nueva tienda.

Anulación del resto de pedido (Agrupación de Pedidos de Tiendas)

Contexto: Se refiere a la fusión de pedidos mensuales para crear pedidos de venta en la central. Se asignan todas las tiendas y se indican las familias deseadas, marcando:
- Cancela pedidos leídos = SI
- Traspasar encargos = SI
- Traspasar no encargos = SI
Problema actual: Anteriormente, realizaban esta agrupación porque la preparación no se hacía agrupando, sino por pedido, lo que anulaba los pedidos anteriores. Se les explica que si agrupan en el momento del picking, podrían ahorrarse esta agrupación de pedidos de tiendas.
Fallos en la entrega: Si hay un fallo en la entrega, deben anular esa línea del pedido, lo que genera un trabajo extra.
Ramón insiste: Ramón les explica nuevamente que pueden trabajar de una mejor manera agrupando o no en el momento de realizar la preparación del picking.
Cuando se habla de "agrupar pedidos de tiendas", se refiere a preparar lo que se va a servir al día siguiente. Una vez más, se les explica la planificación y la preparación.

Sugerencias de Devolución

Se revisó el otro día: que las familias seleccionadas no sean consecutivas.

Excepciones (desde el punto de vista de las tiendas)

Ligado a la duplicidad de una tienda (que arrastrará todos los datos):
- Existen dos tipos de excepcionalidad:
  1. Cambio: Hay productos que no se desean suministrar a algunas tiendas. ¿Cómo se gestiona? Un producto excepcional no se puede suministrar a ninguna tienda, pero se especifica concretamente a cuáles SÍ se puede servir. Se solicita una excepcionalidad inversa: en lugar de especificar las tiendas a las que SÍ se pueden suministrar los excepcionales, especificar a las que NO, y que las demás se asuman como permitidas.
  2. Datos de embalajes y marcado como BLOQUEADO: Las opciones son "N", "U" o "E". Cuando un producto se incluye en un encargo (un producto que la tienda no tiene y debe pedir por encargo), se permite enviar este producto a la tienda que lo solicita, pero está vetado para las otras tiendas. Para que se envíe a la tienda, debe ser por encargo. Aunque sea "embalaje" y "encargo", también lo denominan "excepcional".
NUEVO: Bloqueo temporal de productos con mensaje personalizado: Poder asignar a un producto un bloqueo temporal con un mensaje personalizado. Este mensaje debe aparecer en la venta y en los encargos. Alternativamente, podría ser un color, una indicación o una señal del stock de dicho producto.
NUEVO: Bloqueo de apartados de fichas de producto: Existen distintos apartados de las fichas de un producto que están bloqueados (como en el punto anterior). Estos productos bloqueados sí se permiten suministrar por un supervisor. El problema es que a los supervisores internos ("U") les permite trabajar con este producto, pero a los supervisores externos no debería permitírseles. Una opción es añadir un nivel más de administrador.
Listados rápidos con información de precios: Se solicita una opción de trabajo que en listados rápidos permita ver el precio de coste, todas las tarifas y el margen en columnas. Se les explica nuevamente las funciones de los informes, entendiendo que con esto tendrían todo lo necesario.
Filtros de informes: Nos preguntan sobre temas que se resuelven fácilmente con los filtros de los informes.
NUEVO: Productos no enviables con pedidos semanales: Hay una serie de productos que no se pueden enviar con pedidos semanales (pedidos de cliente a la tienda). Se necesita alguna posibilidad de marcar esto en el pedido de la tienda y notificarles que ese producto no se enviará en ese pedido, sino con el mensual. Debe ser un mensaje. Sí se pueden pedir, pero debe aparecer un mensaje. El pedido mensual lo genera la central.
NUEVO: Necesidades de envío de la central con el pedido mensual: Con el pedido mensual, se envían necesidades que tiene la central (por ejemplo, muebles) que pide Gerardo y otros departamentos. Necesitan saber cuándo sale el pedido mensual para poder solicitar que algo que deben enviar se envíe con ese pedido. Lo ideal sería poder informar en la ficha del cliente (TIENDA) cuándo se envía el pedido mensual. Ramón menciona la gestión de proyectos. Jorge dice que también pueden recurrir al Excel que tienen actualmente, pero no lo ven fácil. Se buscará en Quartup dónde colocar esta información de manera accesible y que pueda mantener toda la información que actualmente está en la hoja de cálculo, ya que no todo el mundo tiene acceso a ella y es difícil extraer información si no se está acostumbrado a usarla.